Nessa série de artigos sobre arquitetura e gestão de projetos, falamos um pouco sobre o que faz de um projeto um sucesso de verdade. Trata-se da transmissão de experiências pessoais nessas duas áreas, tocando em pontos sensíveis e determinantes para o aprimoramento dos processos de trabalho nas empresas de projeto.
No primeiro artigo falamos sobre procedimentos importantes antes da assinatura do contrato. Agora vamos discutir sobre os problemas na elaboração dos serviços.
Pode ter certeza: o projeto terá problemas.
Se tem uma coisa que podemos assegurar é que o projeto vai enfrentar problemas e imprevistos durante sua execução.
Empresas de projeto de pequeno, médio e grande porte sabem disso. E exemplos não faltam: terceirizados que atrasam os serviços, baixa qualidade dos projetos subcontratados, problemas na equipe interna do escritório, cliente que atrasa pagamentos, excesso de trabalho na empresa sobrecarregando a equipe e atrasando as entregas e o que me parece pior: erros de projeto que podem gerar consequências graves em obra como acidentes, reconstruções, multa e cassação do CREA/CAU dos profissionais envolvidos.
Mas, se já sabemos que problemas dessa ordem tem grande possibilidade de ocorrer, que tipo de atitude o escritório de projetos deve tomar?
A resposta é: a avaliação de Riscos.
O PMI – Project Management Institute- através do PMBOK, explica em detalhes sobre a avaliação de Riscos em qualquer tipo de projeto.
O conceito da avaliação de riscos segue uma sequência que tem início na identificação de todos os Riscos que o projeto pode enfrentar. Isso significa elaborar um documento organizado por temas, como os riscos que envolvem o cliente, a equipe, os subcontratados, o mercado. Essa avaliação de riscos deve englobar os itens mais óbvios até aqueles que você nunca imaginaria acontecer.
O PMBOK sugere criar uma matriz de riscos classificados por probabilidade de ocorrência e seu impacto no projeto. A probabilidade pode ser mensurada a partir da experiência do escritório em projetos anteriores, medindo em porcentagem. O Impacto deve ser medido considerando o atraso em cronograma e o prejuízo financeiro. Existem ainda os Riscos Benéficos para o projeto, porém vamos focar nos Riscos prejudiciais.
Após a detalhada identificação dos Riscos, qual a primeira e melhor forma de enfrentar essa lista?
Diminuindo a chance de ocorrência dos Riscos.
Se a empresa sabe quais são os Riscos, a melhor forma de tratá-los é tentar elimina-los logo de início ou pelo menos reduzir ao máximo sua possibilidade de ocorrência.
Utilizando os exemplos iniciais desse artigo, vemos que existe sempre a possibilidade de problemas com terceirizados. Podemos tentar reduzir isso ao máximo com algumas atitudes:
– reunião prévia com os terceirizados para determinação do escopo, cronograma de entregas, valores, formas de pagamento, responsabilidades e demais assuntos que devem formar um contrato de trabalho.
– solicitar cópia de projetos e serviços realizados pelo terceirizado para avaliar a qualidade dos serviços. Atestados também são importantes.
– Solicite o contato de outros clientes desse terceirizado e converse com eles. Pergunte se esse terceirizado costuma entregar no prazo, se mantém a qualidade desejada, se costuma atender bem os contratantes.
O resultado desse esforço pode fazer com que seja necessário procurar outra empresa. Caso se verifique a viabilidade de firmar um contrato, não esqueça que a probabilidade de problemas diminuiu, entretanto não foi eliminada. Dessa forma é necessário manter uma lista de outras empresa que elaboram serviços semelhantes, pré-selecionadas para acionamento caso seja necessário romper o contrato em andamento. E isso fará parte do Plano de Resposta aos Riscos.
Plano de Resposta aos Riscos.
Mesmo depois de tentar eliminar os riscos identificados um a um, seja inserindo maiores garantias nos contratos, seja através de pesquisas refinadas para contratação de profissionais e empresas subcontratadas, os Riscos ainda podem existir, talvez com menor probabilidade de ocorrência. Esse saldo de Riscos precisa de um Plano de Respostas.
Se existe a possibilidade de entregar os projetos em atraso, então deve ser previsto uma forma de se pagar as multas correspondentes, através de valores reservados para isso.
Subcontratados e equipe podem trazer problemas, então é necessário sempre manter uma lista de empresas e profissionais pré-selecionados para acionamento no caso de emergências.
Por melhor que acreditamos estar elaborando os projetos existe sempre o risco de não atendimento a normas, problemas de compatibilização, escolhas incorretas de materiais, itens que podem gerar prejuízos na obra com consequências para o escritório de projetos. Vale a pena avaliar, dependendo do porte do projeto, a contratação de seguro de responsabilidade civil.
São muitas variáveis, e por isso deve ser reservado um bom tempo para esse assunto. A diminuição dos riscos e o Plano de Resposta aos Riscos colaboram para que o projeto finalize com sucesso.
Recentemente tivemos o desastre ocorrido com a mineradora Samarco. Tudo seria diferente se essa empresa tivesse um plano de Resposta aos Riscos, um Plano de Contingência, conforme foi solicitado pelas autoridades antes do rompimento da barragem.
Todo esse esforço de identificação, mitigação e plano de resposta aos riscos deve ser realizado na etapa de planejamento do projeto. Para as empresas e escritórios que têm diversos contratos de projeto com escopo semelhante, manter um material padrão para enfrentamento dos riscos é um grande ganho de tempo, além de promover uma melhora continua nas formas de prever, evitar e responder aos riscos.
Como dissemos, sempre teremos problemas nos projetos. O que faz a diferença é se o escritório está preparado para passar por eles.
Escrito por Flávio Hadlich em 24/12/2015 em flaviohadlich.com