O sucesso do projeto: finalizando

A comemoração pela entrega do projeto é válida e altamente recomendável. É uma etapa cumprida e vale a pena marcá-la com uma comemoração. Mas o projeto como um todo ainda não acabou. O escritório de projetos tem uma série de providências a tomar:

 Junto ao Cliente:

– Após a entrega do projeto é necessário que se obtenha do cliente um termo de recebimento. Não só do material entregue (cópias, arquivos) mas o recebimento dos serviços previstos em contrato, exatamente conforme definido no escopo, deixando claro que a empresa de projetos cumpriu com todas as suas obrigações. Esse termo pode ser substituído por um Atestado, conforme item abaixo:

– Importante solicitar um Atestado de Execução de Serviços. Esse documento, além de garantir que o cliente recebeu e aceitou o trabalho, informa que tudo ocorreu conforme o previsto.

– Com o Atestado de Execução de Serviços, mais o contrato e o Registro de Responsabilidade Técnica realizado no inicio dos serviços, o escritório de projetos deve solicitar junto ao CAU / CREA as respectivas Certidões de Acervo Técnico. Esse documento é muito importante para que a empresa possa participar de licitações e concorrências, demonstrando capacidade técnica para novos projetos.

– É necessário cobrar o saldo final do contrato, o que implica na emissão de notas fiscais e acompanhamento até o depósito.

 Junto a terceirizados:

Todos os serviços junto aos terceirizados desse projeto foram concluídos? Da mesma forma que existem as providencias junto ao cliente, os mesmos procedimentos junto aos terceirizados devem ser tomados como pagamentos, recibos, emissão de atestados, etc.

 Junto à equipe interna da empresa:

As pessoas que ficaram alocadas nesse projeto já tem outras atividades? Durante a elaboração do projeto a empresa deve verificar se existe uma rotatividade de projetos que consiga manter os funcionários. Ou seja, ao final do projeto essas pessoas estarão iniciando novos trabalhos ou se desligando do escritório. Esse planejamento prévio é muito importante e deve ser sempre realizado com conhecimento dos funcionários.

Lições Aprendidas

É raro encontrar empresas que investem nesse documento. O documento Lições Aprendidas é um informativo de tudo o que deu certo e errado durante o ciclo de vida do projeto, desde os primeiros contatos com o cliente até o encerramento definitivo de todos os documentos.

O tempo do projeto foi mal calculado? Demorou mais do que o previsto? Quanto mais? Por que demorou mais? Tendo claramente descrito essa informação provavelmente o próximo projeto será elaborado com um cronograma mais próximo da realidade.

Apareceram problemas durante o projeto não previstos na Análise de Riscos? Quais foram? Qual foi o impacto? Porque ninguém lembrou que isso seria um risco potencial para o projeto? Esses riscos não previstos certamente farão parte da avaliação de riscos de um novo projeto.

Experimentamos uma nova empresa subcontratada que desempenhou melhor do que o previsto. Provavelmente estará entre as preferidas nos próximos projetos.

O documento Lições Aprendidas deve ser sempre consultado antes de se iniciar novos projetos e cada vez mais deixa a empresa de projetos com uma base de informações sólida para novos desafios.

 Projeto Construído

Na área de Arquitetura e Engenharia o desenvolvimento de bons projetos e a boa gestão na empresa são fundamentais. Entretanto, considerando aspectos como legado do trabalho e marketing da empresa, nada tem maior impacto no mercado do que conseguir com que o projeto seja construído exatamente conforme previsto.

 Por isso, é sempre importante que o escritório de projetos se aproxime o máximo possível dos tramites da obra, seja na elaboração de quantitativos, orçamentos, auxilio na seleção de construtoras, acompanhamento de obra ou até mesmo a fiscalização de obra. A participação do escritório de projetos aumenta as chances da execução da obra conforme previsto em projeto, trazendo também maior segurança ao cliente nessa etapa onde é desembolsado o maior montante dos recursos financeiros.