O sucesso do projeto: antes de começar

Nessa série de artigos sobre arquitetura e gestão de projetos, falamos um pouco sobre o que faz de um projeto um sucesso de verdade. Trata-se da transmissão de experiências pessoais nessas duas áreas, tocando em pontos sensíveis e determinantes para o aprimoramento dos processos de trabalho nas empresas de projeto.

O que é um projeto de sucesso?

Essa pergunta pode ser respondida de várias formas:

O projeto que consegue interpretar a cidade e as demandas de seu entorno, contribuindo para a melhoria do espaço público e das conexões urbanas, em consonância com os objetivos do cliente. É o projeto que não só atende sua demanda específica como propõem uma arquitetura à frente de seu tempo, com melhores formas de morar, trabalhar e socializar.”

Nesse texto muito pode ser incluído ou retirado, princípios que cada arquiteto tem para si como mais importantes do que outros.

Esse artigo não trata exatamente sobre isso, mas como o escritório de projetos deve criar condições para que esse objetivo final seja alcançado.

No meio do caminho temos o cliente, a legislação, o mercado, limites financeiros, prazos, contratos, terceirizados, funcionários e muito mais. Cada item podendo se desdobrar de forma nunca antes vista.

Primeiros passos.

Existe um assunto que irá determinar o futuro do projeto: o escopo.

A primeira coisa a se fazer em um novo projeto é a definição do escopo.

À primeira vista parece algo muito banal. “Como assim? O escopo está definido, é o projeto de uma casa de campo!“.

A clara definição do escopo não deixa somente o arquiteto / projetista confortável. O cliente leigo e até mesmo o cliente da área de arquitetura ou engenharia frequentemente não tem total clareza de todo o escopo dos serviços que ele deve contratar. O arquiteto deve esclarecer ao cliente todos os passos para a conclusão de seu objetivo final, no nosso exemplo, a casa de campo.

A definição do escopo deve ser objeto de uma ou mais reuniões com o cliente,  antes da assinatura de qualquer contrato ou início de qualquer trabalho. No nosso exemplo, o cliente deve ter ciência da necessidade de contratação de uma série de serviços:

– topografia

– sondagem

– projeto de arquitetura

– projeto de paisagismo

– projeto de mobiliário / interiores

– projeto legal

– projeto de instalações elétricas

– projeto de luminotécnica

– projeto de instalações hidráulicas

– projeto de sistema de segurança

– projeto de ar condicionado / ventilação mecânica

– projeto estrutural ( concreto, aço, madeira)

– parecer geotécnico

– quantitativo

– coordenação geral

– levantamento arbóreo, parecer e aprovação em órgãos ambientais (casa de campo!)

– Suporte na elaboração de critérios para escolha da empresa construtora;

– Acompanhamento de obra

Muita coisa, não?

Nas reuniões para definição de escopo deve ser conversado sobre os tipos de informação que podem alterar o escopo de cada um dos itens citados. Por exemplo, se a idéia do cliente é executar uma piscina e se interessar em um sistema de aproveitamento de água de chuva, devemos prever isso no escopo do projeto de instalações hidráulicas. O cliente pode se interessar em sistemas específicos de automação ou geração de energia que pode impactar no escopo do projeto de elétrica. Ele pode ter clareza de que gostaria de ter uma casa totalmente em madeira, o que ajuda a definir o escopo do projeto estrutural.

É muito importante o papel do arquiteto nesse momento, com sua experiência de projetos e papel de gestor, para que o cliente sinta confiança e entenda tudo o que envolve a concretização de seu objetivo, que é a obra pronta.

Explicar tudo ao cliente não garante que o mesmo irá concordar e contratar todos os serviços junto ao arquiteto – às vezes nem com qualquer outro. Entretanto, esse trabalho inicial é suficiente para a elaboração de um documento que fará parte do contrato de serviços: a Declaração de Escopo.

A Declaração de Escopo não deve somente descrever em detalhes os itens que serão elaborados, mas também os serviços que não estão contemplados. Isso evita grandes mal-entendidos durante a elaboração dos trabalhos, funcionando como um “eu avisei!” quando o cliente perceber ao final do projeto ou da obra que deveria ter contratado algum outro item do escopo no início dos trabalhos. Certamente, serviços não contratados no início dos trabalhos podem ser objeto de novo contrato.

Com quem devo falar?

Ainda antes da assinatura do contrato é muito importante definir quem são as pessoas que têm autoridade para fazer solicitações, passar informações, aprovar os serviços e até mesmo fazer os pagamentos. O nome dessas pessoas e suas responsabilidades podem fazer parte do contrato ou de um documento separado, somente com informações sobre responsabilidades.

Para o nosso exemplo, talvez todos esses assuntos sejam tratados pela mesma pessoa, o proprietário do terreno que quer construir sua casa. Mesmo assim a elaboração desse documento continua importante para que o arquiteto fique a vontade em não atender solicitações de outros membros da família, por exemplo. Para clientes maiores, como empresas ou governo, a falta dessa definição pode fazer do andamento do projeto uma grande confusão.

Enfim, o contrato.

Claro que não é só a definição do escopo e das responsabilidades que basta para a elaboração do contrato. O responsável ainda deverá prever os prazos, honorários, formas de pagamento, cláusulas de reajuste, possibilidade de inclusão e supressão de serviços e outros assuntos, dependendo do escopo e tipo de projeto. Se não estiver seguro, recorra a uma consultoria jurídica.

O contrato está assinado? Agora sim podemos começar.

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